Ansvarsfördelning
Följande tre ansvarsområden kan delas på olika personer:
– programledare
– talare
– praktiskt ansvar
– den sociala biten

Programmet:
• Gör upp detaljprogram för samlingen: inledning (5 min), anförande (10–20 min), sång och musikuppträdanden, allsånger (räkna med 4–5 min per sång), avslutning (3 min), bestäm i vilket skede servering ska infalla.
• Informera alla medverkande om programupplägget.
• En väl förberedd samling gör den mer varierande och givande.
• Det kan vara bra om det finns ramar för programupplägget så att det inte blir helt nytt varje gång, samtidigt är det bra för intresset och motivationen att man inte alltid vet vad som ska hända när man kommer till en samling.
• Formulera en inledning och en avslutning, eller vidtala någon annan att hålla dem.
• Välj allsånger.
• Kontakta eventuella sånggrupper så att ni är överens om antalet uppträdanden och vet hur lång tid de tar.
• Kontakta alla medverkande, talare, kantor, sångare, barnprogramansvariga, serveringspersonal någon dag innan – kom överens om / informera dem om ordningsföljden på programmet.
• Ta på förhand reda på kommande program så att du kan informera om det i slutet på samlingen.
• Kontrollera att kollektbärare finns.
Se skild Kom-ihåg-lista för programledaren ›

Praktiskt ansvar:
• Skaffa blomsterarrangemang, ljus, om inte t.ex serveringspersonalen gör det.
• Packa med sådant som kan komma att behövas och inte finns på plats.
• Kontrollera allt praktiskt på förhand, nycklar, eventuell servering, att det finns sångböcker, ev. program- eller sångblad etc.
• Den som ska hälsa deltagarna välkomna ska vara första på plats.
• Kom i god tid (för att hinna förbereda olika praktiska saker).
• Praktiska förberedelser:
– Ställ fram eventuell välkommenskylt på utsidan, lyktor, blomsterarrangemang, skål för serveringsavgift etc.
– Om programmet innehåller t.ex. intervjuer eller sådant som kräver /flera/ mikrofoner – kontrollera på förhand att sådan utrustning finns och är i skick.
– Välj en synlig plats för info, men tidningar och annat gratismaterial är det oftast mest effektivt att dela ut t.ex. vid utgången eller skicka runt.
– Eventuell visuell och auditiv information bör fställas i ordning, bilder, cd:n med musik, power point-presentationer.
– Ställ upp och testa projektor och andra apparater PÅ FÖRHAND. Använd utrustning med försiktighet så att det inte uppstår onödigt slitage.
– Vidtala någon att släcka belysningen ifall det behövs vid användning av dataprojektor.
– Kontrollera att allt är snyggt i hela salen och utanför den.
– Tänk igenom var programledare och medverkande ska stå och hur åhörarnas stolar ska vara placerade.

Socialt öga:
• Det är trevligt om någon står vid ingången och hälsar välkommen till alla som kommer.
• Hälsa på nya deltagare, hjälp dem till rätta.
• Prata med folk!
• Håll en allmän överblick över samlingen så att alla har det bra.