Ordforandeklubba-0Normalt bör ett protokoll uppgöras för varje möte som hålls av en styrelse, en kommitté eller någon annan grupp av beslutsfattare. Varje beslut som tas vid mötet bör dokumenteras i mötesprotokollet. Beslut om stora ärenden som ekonomi, anställningar etc. är särskilt viktiga att dokumentera i protokollet.

Besluten i protokollet ska så noggrant som möjligt motsvara det som beslöts vid mötet. Ingen har rätt att ändra besluten efter mötet, vare sig ordföranden, sekreteraren eller någon annan. Besluten i protokollet ska respekteras noggrant.

En rapport om hur besluten har verkställts bör normalt ges vid nästa möte.

Tydliga protokoll

Det är viktigt att formuleringarna i ett protokoll är så tydliga och exakta som möjligt, särskilt ifråga om själva besluten. Förvirring om vad som egentligen har beslutats vid ett möte är förödande.
   • Vad innebär beslutet? Exakt vad ska göras?
   • Vem ska verkställa beslutet?
   • När ska det göras? Inom vilken tidsram?
   • Var? Finns det någon geografisk aspekt med i bilden?
   • Hur? Finns det givna ramar för verkställandet?

Två slags protokoll

Ett protokoll kan vara antingen ett diskussionsprotokoll, där man vid alla ärenden försöker återge mötesdeltagarnas synpunkter på ärendet (vilket inte alltid är så lätt), eller ett beslutsprotokoll, där man ger en kortare eller längre bakgrund till ärendet men sedan koncentrerar sig på själva beslutet i ärendet. De flesta protokoll är beslutsprotokoll.

STRUKTUREN I ETT PROTOKOLL

1. Rubriken

Av rubriken uppe på första sidan ska det framgå vilket organs protokoll det är fråga om.

Det ska också stå att det uttryckligen är ett protokoll, så att inte någon som läser dokumentet behöver undra om det till exempel är en föredragningslista.

Varje protokoll ska numreras. Det tydligaste är att ha en löpande numrering per kalenderår, dvs. årets första protokoll ges numret 1/2023, det andra ges numret 2/2023 osv. Följande års första protokoll ges numret 1/2024, osv.

2. Ingressen

Ingressen innehåller många viktiga sakuppgifter:

Vid vilken tidpunkt hölls mötet? Ange datum och ungefärligt klockslag.

På vilken plats hölls mötet? Ibland räcker det att ange orten, ibland anges också möteslokalen.

Vilka var närvarande vid mötet? Vilka deltog i hela mötet, vilka bara i en del av ärendena?

Vilka av de närvarande var beslutande och är alltså ansvariga för besluten? Vilka var närvarande av någon annan orsak, som föredragande tjänstemän, sakkunniga etc.?

Vilka var frånvarande från mötet, även om de hör till organet ifråga, antingen som valda medlemmar eller föredragande tjänstemän?

Vilka nummer har de paragrafer som finns i protokollet, från det första paragrafnumret till det sista?

3. Ärendena / paragraferna

Varje ärende ges ett paragrafnummer bestående av paragraftecknet och respektive nummer.

Löpande numrering tillämpas under kalenderåret, dvs. om den sista paragrafen i protokoll 1/2023 har nummer 14, så har den första paragrafen i protokoll 2/2023 nummer 15. I ett nytt kalenderårs första protokoll har den första paragrafen igen nummer 1.

Varje ärende ges också en rubrik, som så tydligt som möjligt ska ange vad ärendet handlar om.

I vissa sammanhang bör man ange vilken tjänsteman som är föredragande, dvs. den person som har berett ärendet och som ofta också ska verkställa beslutet.

Ibland kan det vara befogat att ange vilket nummer ett ärende hade i föredragningslistan. Numreringen kan nämligen ändra, ifall man i protokollet antecknar ärendena i den ordning i vilken de behandlats under sammanträdet, något som kan förtydliga hur behandlingen av ett visst ärende förhåller sig till behandlingen av ett annat.

I början av en paragraf kan man ange tidigare protokoll och olika bilagor som hänför sig till ärendet ifråga.

Vid varje ärende ska det finnas en beredning, dvs. en kortare eller längre redogörelse för bakgrunden till ärendet. Ofta brukar beredningen mynna ut i ett konkret förslag till beslut, som kan innefatta en eller flera punkter.

Varje paragraf ska avslutas med ett tydligt konstaterande av vilket beslut som har fattats i ärendet.

Ifall beslutet innehåller flera delbeslut, är det bäst att ange dem i separata punkter med numreringen 1, 2, 3, osv.

Ifall beredningen har mynnat ut i ett eller flera konkreta förslag till beslut och dessa har godkänts, kan beslutet helt enkelt anges med formuleringen "Enligt förslag.", eller "Enligt förslagen 1–3.", etc.

Ifall någon av de närvarande vid mötet är jävig att delta i behandlingen av ett visst ärende, ska beslutets första punkt ange att den jäviga personen inte deltog i ärendets behandling, vilket innebär att den jäviga personen avlägsnade sig ur mötesrummet när ärendet upptogs till behandling (och kallades in tillbaka när ärendet var färdigt behandlat).

Ifall verkställigheten av ett ärende brådskar, kan beslutets sista punkt lyda "Paragrafen justerades omedelbart.", vilket innebär att formuleringen av beslutet har godkänts vid mötet och att det därför kan verkställas direkt efter mötet, även om protokollet i övrigt inte ännu hunnit justeras.

4. Sidhuvudet

Sidorna 2 framåt ska ha ett sidhuvud, där åtminstone sidnumret ska finnas, gärna efterföljt av en parentes med totalantalet sidor i protokollet.

Det är också rekommendabelt att i sidhuvudet ange till vilket organ protokollet hänför sig, protokollets nummer och datum för sammanträdet.

5. Underteckningen

Varje protokoll ska avslutas med att en eller flera personer undertecknar det med sin namnteckning. Under varje namnteckning ska det finnas ett namnförtydligande och en angivelse av i vilken egenskap personen ifråga har undertecknat protokollet.

I vissa sammanhang räcker det med att protokollet undertecknas av sekreteraren, som har skrivit det.

I officiella sammanhang ska protokollet undertecknas av både ordföranden och sekreteraren.

I officiella sammanhang ska de som undertecknar protokollet på sista sidan också intyga riktigheten av de föregående sidorna med sina initialer längst nere på varje sida.

6. Justeringen

Ett protokoll kan justeras, dvs. konstateras vara riktigt uppgjort, på tre olika sätt:

(1) För det första kan man ha överenskommit om att ett protokoll justeras vid nästa möte, vilket innebär att ordföranden vid nästa möte frågar om någon har något att anmärka mot protokollet. Om inte, anses protokollet vara justerat. Ifall någon har något att påpeka om protokollet, kan påpekandet antecknas i det senare mötets protokoll. Detta sätt att justera ett protokoll har den nackdelen att det kan gå en lång tid innan protokollet är justerat.

(2) För det andra kan man helt enkelt ha överenskommit om att ett protokoll anses vara justerat när det är undertecknat, antingen av sekreteraren eller av både ordföranden och sekreteraren.

(3) För det tredje utser man i mera officiella sammanhang en eller flera protokolljusterare, vanligen två, vilkas uppgift är att granska protokollets riktighet och bekräfta den med sin namnteckning under ordförandens och sekreterarens namnteckningar (samt med sina initialer på de föregående sidorna).

Ifall det föreligger oenighet om hur protokollet ska vara formulerat mellan undertecknarna (ordföranden, sekreteraren och protokolljusterarna), ska frågan hänskjutas till nästa sammanträde för avgörande.